Bạn có những mục tiêu lớn lao và khao khát đạt được chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả? Diễn Đàn ISO sẽ chia sẻ bí quyết thành công với Ma trận Eisenhower, giúp bạn tập trung vào những hành động quan trọng nhất, loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng và đạt được mục tiêu một cách dễ dàng hơn. Ma trận Eisenhower là gì? “Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp”. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, thường được gọi ngắn gọn là Ma trận Eisenhower – hay ma trận khẩn cấp quan trọng – đặc biệt hữu ích khi ta cần đưa ra quyết định cho một hành động. Nó giúp ta học cách phân biệt nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là khẩn cấp. Buộc ta phải tự đặt ra câu hỏi liệu nhiệm vụ đó có thật sự cần thiết hay không? Được sáng tạo và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ : Dwight D. Eisenhower, dựa trên hai đặc tính: tính quan trọng và tính khẩn cấp. Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình. Cách áp dụng ma trận Eisenhower Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những nhiệm vụ bạn phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn. Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng. Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức). Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau). Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác). Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ). Điều tuyệt vời nhất của ma trận Eisenhower là nó có thể sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch trong ngày). MÔ HÌNH MA TRẬN EISENHOWER Như trên đã chia sẻ thì ma trận Eisenhower được chia làm 4 nhóm mức độ quan trọng và tính khẩn cấp của công việc. Với 4 mức độ này được thể hiện trực quan và dễ hiểu trên sơ đồ như sau: Các tiêu chí trong ma trận Eisenhowe: 2 cột (Gấp và Không Gấp), 2 hàng ( Quan trọng và Không quan trọng). Kết hợp 2 cột với 2 hàng lại ta được P1, P2, P3, P4. Trọng đó: P1 là: các công việc Quan trọng cần làm Gấp P2 là các công việc Quan trọng nhưng Không gấp P3 là các công việc Không quan trọng nhưng cần làm Gấp P4 là các công việc Không quan trọng và Không gấp Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình. Có thể nói bản chất của ma trận Eisenhower chính là sự xắp xếp và quản lý công việc của bạn theo một thứ tự ưu tiên phù hợp giúp giải quyết các công việc được hoàn thành đúng theo mục tiêu và định hướng đề ra. Những công việc cụ thể được đưa ra và xắp xếp theo những tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để quản lý sao cho hiệu quả nhất. Những việc quan trọng sẽ tạo ra những giá trị dài hàn và giúp mọi người tiến gần đến mục tiêu của mình. Những việc khẩn cấp thường cần mọi người giải quyết lập tức và ảnh hưởng đến nhiều người. Điều quan trọng chính là người áp dụng mô hình này cần phân biệt được các tiêu chí quan trọng và khẩn cấp nhằm tránh việc dồn quá nhiều thời gian vào các công việc không cần thiết và xắp xếp chúng theo thứ tự một cách khoa học. Những việc quan trọng cần làm thường ảnh hưởng đến mục tiêu và định hướng cá nhân. Trái lại, những việc khẩn cấp thì sẽ ảnh hưởng đến nhiều người, cụ thể như gửi tin nhắn, viết email, gọi điện… >>Xem thêm: Poka Yoke là gì Các lưu ý khi lập Ma trận Eisenhower Khi thực hiện lập Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian của người sử dụng thân, họ nên ghi nhớ những lưu ý sau: Tối ưu hóa công việc: Hãy liệt kê, loại bỏ những việc thừa và sắp xếp những việc cần thiết nhất trước khi đưa vào ma trận thời gian. Nhờ đó, khối lượng công việc sẽ được tối ưu hóa. Phân biệt quan trọng và khẩn cấp: Cần phải hiểu rõ sự khác nhau giữa quan trọng và khẩn cấp để có thể phân chia công việc vào nhóm phù hợp. Nếu không hiểu rõ hai tiêu chí này thì rất dễ dẫn đến trường hợp bị rối khi làm việc và không mang lại hiệu quả. Định hướng rõ mục đích: Sử dụng ma trận sẽ vô ích nếu không xác định mục đích khi làm việc. Vì vậy, người dùng cần có định hướng rõ ràng mục đích của mình trước khi sử dụng ma trận để đem lại hiệu quả tốt nhất.
