Hướng Dẫn Xây Dựng Sổ Tay ISO 45001 Cho Doanh Nghiệp Việt Nam (Cập Nhật Mới Nhất)

Theo khảo sát nhanh trên Diễn Đàn ISO, 78% doanh nghiệp Việt Nam gặp khó khăn ở bước viết sổ tay ISO 45001 vì thiếu mẫu phù hợp thực tế. Đừng lo! Bài viết này tổng hợp kinh nghiệm thực tế từ hơn 500 doanh nghiệp đã áp dụng thành công tại Việt Nam, kèm file mẫu tiếng Việt cập nhật 2025 và hướng dẫn từng bước chi tiết dành riêng cho đặc thù lao động nước ta.


Sổ tay ISO 45001 là gì? ISO 45001 do Ủy ban Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO ban hành. ISO 45001, Hệ thống quản lý sức khoẻ và an toàn nghề nghiệp – Các yêu cầu kèm theo hướng dẫn sử dụng, sẽ giúp các tổ chức cung cấp nơi làm việc an toàn và lành mạnh cho người lao động và những người khác, ngăn ngừa tử vong, thương tích liên quan đến nghề nghiệp và bệnh tật cũng như liên tục cải thiện sức khoẻ nghề nghiệp và an toàn (OH&S). Tiêu chuẩn này đã được ban hành chính thức ngày 12-03-2018.

ISO 45001 được ban hành trên cơ sở tiếp nối thành công của việc áp dụng tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 được Viện Tiêu chuẩn Anh ban hành. ISO 45001 chính thức thay thế OHSAS 18001( các doanh nghiệp được chứng nhận theo OHSAS 18001 đến ngày 12/03/2021 sẽ được chuyển sang ISO 45001).

Lưu ý: OHSAS 18001 chính thức hết hiệu lực từ tháng 03/2021

ISO 45001 là một hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, cung cấp các tiêu chí và khuôn khổ để cải thiện an toàn lao động, giảm thiểu rũi ro tại nơi làm việc tạo điều kiện làm việc an toàn hơn. Tiêu chuẩn giúp tổ chức cung cấp một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh cho công nhân và những người khác, tránh trường hợp tử vong, tai nạn lao động liên quan và bệnh tật từ môi trường làm việc.

ISO 45001:2018 áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào trên thế giới. Với bất kể quy mô, loại hình hoặc tính chất của doanh nghiệp.

Quy trình triển khai ISO 45001:2018
Để hướng dẫn doanh nghiệp của bạn xây dựng thành công hệ thống ISO 45001:2018 thì chuyên gia của chúng tôi xin chia sẻ đến bạn các bước như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu áp dụng ISO 45001
Bước khởi đầu này cực kì quan trọng và làm nền tảng định hướng cho toàn bộ quá trình triển khai hệ thống Quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp. Doanh nghiệp cần làm rõ mục tiêu và lý do áp dụng tiêu chuẩn, như giảm thiểu tai nạn lao động, bảo vệ sức khỏe người lao động, tuân thủ pháp luật, nâng cao hiệu suất và hình ảnh tổ chức.
Việc doanh nghiệp của bạn xác định đúng nhu cầu sẽ giúp củng cố cam kết của ban lãnh đạo cũng như giúp đảm bảo đúng nguồn lực và chiến lược được phù hợp. Dựa trên đó, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch triển khai cụ thể, thống nhất mục tiêu và phương hướng hành động ngay từ đầu.
Bước 2: Chuẩn bị nguồn lực và kế hoạch thực hiện
Giai đoạn tiếp theo chính là việc tổ chức của bạn cần chuẩn bị rõ ràng nguồn lực và kế hoạch cần thực hiện. Những việc doanh nghiệp cần làm chính là lên kế hoạch phân bổ nguồn lực con người, tài chính, thời gian cũng như công nghệ đi kèm cho việc triển khai hệ thống ISO 45001 thuận lợi.
Tổ chức của bạn cần thiết lập ra ban ISO để có thể chuyên trách triển khai điều phối các hoạt động đồng thời đánh giá thực trạng hiện có. Thu thập dữ liệu về rủi ro, tai nạn và điều kiện làm việc để xác định điểm mạnh – yếu của hệ thống hiện tại.
Bước 3: Đánh giá hiện trạng hệ thống OHSMS
Tổ chức của bạn cần tiến hành đánh giá toàn diện hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp hiện có, bao gồm quy trình, quy định, hồ sơ và mức độ tuân thủ pháp lý. Việc này cần được tiến hành từ ban ISO trực tiếp thông kê số liệu liên quan đến tai nạn, bệnh nghề nghiệp và tham khảo ý kiến người lao động để nắm bắt thực trạng.
Kết quả đánh giá giúp doanh nghiệp xác định khoảng cách giữa hiện trạng và yêu cầu của ISO 45001 (GAP Analyst), từ đó lập kế hoạch cải tiến phù hợp và khả thi.
Bước 4: Đào tạo và nâng cao nhận thức
Để doanh nghiệp thực hiện tốt hệ thống ISO 45001 này một cách hiệu quả nhất thì cần đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn am hiểu bộ tiêu chuẩn ISOS 45001 và các yêu cầu, các chính sách an toàn, quy trình vận hành, và kỹ năng đánh giá nội bộ cho nhân viên ở mọi cấp.
Mục tiêu là giúp mỗi người hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của việc tuân thủ hệ thống quản lý ATSKNN, đồng thời hình thành văn hóa an toàn trong toàn tổ chức.
Bước 5: Thiết lập hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS)
Doanh nghiệp cần xây dựng các thành phần cốt lõi của OHSMS, bao gồm:
Chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp rõ ràng;
Mục tiêu an toàn đo lường được;
Quy trình nhận diện mối nguy – đánh giá rủi ro – kiểm soát nguy cơ;
Quy trình quản lý tài liệu, hồ sơ và trách nhiệm từng bộ phận;
Kế hoạch ứng phó khẩn cấp và cơ chế giám sát – đánh giá hiệu quả.
Mục tiêu của bước này là thiết lập hệ thống bài bản, minh bạch và có khả năng vận hành ổn định lâu dài.
Bước 6: Áp dụng và vận hành hệ thống OHSMS
Sau khi xây dựng, doanh nghiệp cần triển khai toàn bộ các chính sách, quy trình và hướng dẫn đã được phê duyệt vào hoạt động thực tế. Các biện pháp kiểm soát an toàn phải được thực thi nhất quán, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001.
Doanh nghiệp của bạn cũng nên tham vấn ý kiến người lao động và chuyên gia, tiến hành đánh giá rủi ro định kỳ và lưu giữ bằng chứng hoạt động để chứng minh tính hiệu quả của hệ thống.
Bước 7: Giám sát, đánh giá và cải tiến hệ thống
Đây là giai đoạn quan trọng giúp duy trì hiệu quả và tính phù hợp của hệ thống. Tổ chức của bạn cần thường xuyên theo dõi các chỉ số an toàn và kiểm tra việc thực thi các quy trình và tổ chức đánh giá nội bộ một cách định kỳ.
Kết quả đánh giá sẽ giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu, sự không phù hợp, từ đó thực hiện các biện pháp khắc phục – phòng ngừa và cải tiến liên tục. Lãnh đạo cần định kỳ xem xét lại hệ thống, cập nhật mục tiêu và chính sách để đảm bảo OHSMS luôn phù hợp với tình hình thực tế và tiêu chuẩn ISO 45001.
Bước 8: Đánh giá chứng nhận ISO 45001
Khi hệ thống đã ổn định, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hồ sơ chứng nhận, bao gồm:
Chính sách, quy trình, hồ sơ đào tạo, biên bản đánh giá nội bộ, báo cáo hoạt động…
Doanh nghiệp cần chọn tổ chức chứng nhận uy tín và được công nhận quốc tế.
Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá tài liệu, phỏng vấn, kiểm tra hiện trường, sau đó gửi báo cáo kết quả.
Doanh nghiệp cần khắc phục các điểm chưa phù hợp (nếu có) trước khi được cấp chứng nhận chính thức. Việc đạt chứng nhận ISO 45001 là minh chứng mạnh mẽ cho cam kết an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của doanh nghiệp.
>>Xem thêm: https://diendaniso.com/huong-dan-thuc-hien-iso-450012018-bai-ban-nhat/
Lợi ích khi áp dụng ISO 45001:2018 trong doanh nghiệp
Xây dựng môi trường làm việc an toàn và lành mạnh
Việc triển khai hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 45001 giúp doanh nghiệp chủ động nhận diện, đánh giá và kiểm soát các rủi ro trong quá trình sản xuất. Nhờ đó, nguy cơ tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp được giảm thiểu tối đa, đảm bảo môi trường làm việc an toàn, lành mạnh. Khi người lao động cảm thấy được bảo vệ và trân trọng, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn, gắn bó hơn với doanh nghiệp.
Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc
Một môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp giúp giảm thiểu các gián đoạn do sự cố lao động, đồng thời tạo động lực để nhân viên phát huy tối đa năng lực. Khi rủi ro được kiểm soát và quy trình vận hành được chuẩn hóa, năng suất lao động sẽ được cải thiện rõ rệt, mang lại lợi ích thiết thực cho cả người lao động lẫn doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí và giảm thiểu tổn thất
Hệ thống ISO 45001 giúp doanh nghiệp phòng ngừa thay vì khắc phục sự cố, qua đó giảm đáng kể chi phí liên quan đến tai nạn, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm, y tế hay bồi thường. Việc quản lý rủi ro hiệu quả đồng nghĩa với việc tối ưu hóa nguồn lực, tăng tính ổn định và bền vững trong hoạt động sản xuất – kinh doanh.
Nâng tầm hình ảnh và uy tín doanh nghiệp
Áp dụng ISO 45001 thể hiện rõ cam kết của doanh nghiệp trong việc bảo vệ sức khỏe và an toàn cho người lao động. Đây là minh chứng mạnh mẽ cho tinh thần trách nhiệm xã hội (CSR), góp phần củng cố niềm tin của khách hàng, đối tác và cộng đồng, đồng thời nâng cao vị thế của thương hiệu trên thị trường.
Cải thiện hiệu quả quản lý và vận hành
Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo ISO 45001 giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro một cách có hệ thống, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường phối hợp giữa các bộ phận. Kết quả là doanh nghiệp đạt được hiệu quả quản trị cao hơn, giảm thiểu sai sót và liên tục cải tiến để phát triển bền vững.