Cải thiện quy trình sản xuất, đảm bảo tính bền vững và tối ưu hóa chi phí là những ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp trong thế kỷ 21. Tại Diễn Đàn ISO, chúng tôi tin rằng quy tắc 4M có thể giúp bạn đạt được những mục tiêu này một cách hiệu quả và bền vững. Hãy cùng khám phá cách 4M có thể giúp bạn tạo ra một quy trình sản xuất hiệu quả hơn, thân thiện với môi trường hơn và tiết kiệm chi phí hơn. QUY TẮC 4M LÀ GÌ ? 4M trong sản xuất là một công cụ quan trọng giúp nhận diện và phân tích các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành. Mô hình này đóng vai trò như một khung tham chiếu để phân loại và nhóm các yếu tố có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý. 4M bao gồm bốn yếu tố cốt lõi: Man (con người), Method (phương pháp), Machine (máy móc) và Material (nguyên vật liệu). Việc xem xét đồng thời cả bốn yếu tố này giúp truy tìm nguyên nhân gốc rễ của sự cố, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến chất lượng và tăng năng suất. Nguyên tắc 4M thường được ứng dụng trong sơ đồ “Nguyên nhân – Kết quả” (còn gọi là sơ đồ xương cá), một phương pháp phân tích nổi tiếng do Kaoru Ishikawa – người đặt nền móng cho triết lý quản lý chất lượng của Nhật Bản – phát triển. 4 yếu tố chính cần phân biệt trong phương pháp này sẽ như sau: MAN – Con người (lực lượng lao động) Trong mỗi doanh nghiệp thì nhân tố con người luôn luôn là một lực lượng quan trọng cốt lõi dẫn đến thành công của mỗi doanh nghiệp. Dù công nghệ có phát triển đên bao lâu đi nữa thì việc con người quản lý vẫn là yếu tố cốt lõi. Yếu tố con người có liên quan đến trình độ chuyên môn, tay nghề kinh doanh, kinh nghiệm, ý thức và trách nhiệm cũng như tinh thần hợp tác phối hợp giữa các bộ phận thành viên. Trong yếu tố con người thì có tầng lớp cán bộ lãnh đạo cấp cao và lực lượng lao động công nhân. Đối với các cán bộ lãnh đạo cấp cao thì cần có kĩ năng, kiến thức quản lý bên cạnh kĩ năng chuyên môn thành thạo thì việc có kĩ năng quản lý và lên kế hoạch là điều cần thiết của cán bộ cấp này. MACHINE – (Máy móc) Đây là chữ M thứ 2 nói về Khả năng về máy móc thiết bị, công nghệ hiện có của doanh nghiệp. Vấn đề máy móc công nghệ luôn luôn là vấn đề của các doanh nghiêp. Trình độ hiện đại của máy móc thiết bị cùng với quy trình công nghệ của doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp của bạn cần phải có hướng đầu tư hệ thống máy móc sản phẩm mới hoặc cải tiến máy móc đã có để giúp chúng hoạt động hiệu quả hơn nữa. MATERIALS (Nguyên vật liệu) Yếu tố đầu tiên của quá trình sản xuất chính là việc có các nguyên vật liệu đầu vào. Nhóm nhân tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Chính vì thế mà để thực hiện tốt các mục tiêu chất lượng đề ra thì bạn cần phải tổ chức, lập kế hoạch cung ứng nguồn nguyên vật liệu sao cho được tốt nhất. METHODS (Trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp) Vấn đề thứ 4 của quy trình 4M chính là phương pháp. Tùy vào mỗi doanh nghiệp và ngành khác nhau sẽ có những phương pháp hoạt động khác nhau. Với phương pháp công nghệ thích hợp, với trình độ tổ chức quản lý sản xuất tốt sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể khai thác tốt nhất các nguồn lực hiện có, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm. Vai trò của quy tắc 4M trong quản lý sản xuất Quy tắc 4M trong sản xuất cung cấp một cấu trúc rõ ràng cho việc xác định và quản lý các yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất. Điều này giúp tạo ra tính hệ thống trong việc đánh giá và quản lý mọi khía cạnh của một dự án hoặc quy trình sản xuất. Không chỉ vậy việc áp dụng 4M trong sản xuất rất đơn giản, tiết kiệm thời gian cũng như nguồn lực. 4M trong sản xuất tập trung vào các yếu tố như người lao động, máy móc, phương pháp và vật chất, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định nguyên nhân gốc và thực hiện các biện pháp cải tiến trong công việc. >>Xem thêm: biểu đồ xương cá là gì? Về cơ bản, quy tắc 4M có thể được áp dụng cho mọi tình huống, mọi mục đích, ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Phương pháp này cung cấp một quan điểm tổng thể có tính hệ thống trong thực tế và giúp doanh nghiệp tránh bỏ sót bất kỳ yếu tố quan trọng nào có thể ảnh hưởng đến đầu ra hoặc kết quả cuối cùng. An toàn: 4M đóng vai trò xác định nguyên nhân gốc rễ vấn đề và cơ hội cải tiến quy trình trong khuôn khổ các vùng an toàn. Hệ thống quản lý hàng ngày: Đây là ứng dụng thường xuyên của 4M ở định dạng đơn giản cho phép giải quyết các vấn đề cần thiết để phát huy toàn bộ tiềm năng của tổ chức. Bảo trì theo kế hoạch: Khuôn khổ 4M là công cụ giúp giảm sự cố bằng cách khôi phục thiết bị, khắc phục các điểm yếu cơ bản và ngăn ngừa sự cố tái diễn. Làm việc cùng 4M giúp doanh nghiệp hiểu được điểm yếu ở đâu và giải quyết chúng thông qua việc khôi phục và có phương án phòng ngừa. Quản lý chất lượng: Phân tích 4M được sử dụng để hiểu rõ hơn ma trận QA (quality assurance) và giải quyết các yếu tố có nhiều khả năng ảnh hưởng đến việc tạo ra lỗi trong quy trình sản xuất trên hành trình loại bỏ lỗi trên thành phần. Phát triển kỹ năng liên tục: Phân tích 4M xác định chính xác các lĩnh vực cải tiến cho “con người” và “phương pháp”, thúc đẩy các dự án phát triển lực lượng lao động linh hoạt, có tay nghề cao và tạo ra các quy trình nhất quán.
