Diễn đàn ISO mang đến bài viết chuyên sâu về cách Sơ Đồ Gantt giúp tối ưu quy trình dự án, kèm theo hướng dẫn chi tiết và các case study thành công. Sơ đồ Gantt là gì? Gantt chart là gì? Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là một công cụ quản lý dự án hỗ trợ lập kế hoạch và lập lịch trình cho các dự án thuộc mọi quy mô. Sơ đồ Gantt giúp minh hoạ các lịch trình kèm theo các tài nguyên trong dự án trở thành một hình ảnh trực quan, giúp việc quản lý và giám sát trở nên dễ dàng hơn Sơ đồ Gantt được thiết kế với 2 trục: Trục hoành (trục ngang) thể hiện mốc thời gian hoàn thành công việc Trung tung (trục dọc) minh họa các đầu mục công việc Thanh ngang của sơ đồ gantt cũng thể hiện số lượng nhiệm vụ được hoàn thành trong mỗi giai đoạn và người thực hiện nhiệm vụ. Tóm lại, Gantt cung cấp: Một màn hình trực quan của toàn bộ dự án. Thời hạn của tất cả các nhiệm vụ. Các mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các hoạt động khác nhau, giai đoạn dự án. Điều này rất hữu ích khi quản lý tiến độ của một nhóm lớn, hoặc một dự án phức tạp phải phối hợp đa bên. Sơ đồ Gantt được sử dụng để làm gì? Xây dựng và quản lý một dự án toàn diện Sơ đồ Gantt trực quan hóa các khối xây dựng của một dự án và tổ chức nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Các nhiệm vụ nhỏ kết quả được lên lịch trên dòng thời gian của sơ đồ Gantt, cùng với sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, người được giao và các mốc quan trọng. Xác định các phụ thuộc về hậu cần và nhiệm vụ Sơ đồ Gantt có thể được sử dụng để theo dõi hậu cần của một dự án. Các phụ thuộc nhiệm vụ đảm bảo rằng một nhiệm vụ mới chỉ có thể bắt đầu sau khi một nhiệm vụ khác được hoàn thành. Nếu một nhiệm vụ bị trì hoãn, thì các vấn đề phụ thuộc sẽ tự động được lên lịch lại. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi lập kế hoạch trong môi trường nhiều nhóm. Theo dõi tiến độ của một dự án Khi các nhóm ghi lại thời gian đối với các vấn đề trong kế hoạch của bạn, bạn có thể theo dõi tình trạng của các dự án của mình và thực hiện các điều chỉnh nếu cần. sơ đồ Gantt của bạn có thể bao gồm ngày phát hành, mốc quan trọng hoặc các số liệu quan trọng khác để theo dõi tiến độ dự án của bạn. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG SƠ ĐỒ GANTT Có thể thấy sơ đồ Gantt (Gantt Chart) hiện được nhiều cá nhân, doanh nghiệp áp dụng. Chúng được coi như “trợ thủ đắc lực” cho những ai: Cần lên kế hoạch trực quan: giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và sắp xếp công việc. Làm việc theo nhóm hoặc phối hợp nhiều bộ phận: giúp mọi người biết đang làm gì và khi nào cần bàn giao nhiệm vụ. Quản lý nguồn lực: từ con người đến thiết bị, thời gian đều được kiểm soát tốt hơn khi nhìn trên biểu đồ. >>Xem thêm: DMAIC là gì? CÁCH VẼ SƠ ĐỒ GANTT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Trước kia khi sử dụng mô hình này việc vẽ sơ đồ Gantt thường được vẽ bằng tay nên gặp nhiều khó khăn trong việc chỉnh, xóa sửa đổi., Tuy nhiên khi có sự ra đời của máy tính và các phần mềm thì biểu đồ Gantt có thể được khở tạo, cập nhật và in ra một cách khá dễ dàng. Các bước cơ bản trong vẽ sơ đồ Gantt: Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết Bước đầu tiên bạn cần liệt kê ra các đầu mục công việc cần thiết kế của dự án. Xác định những đầu mục công việc và mục tiêu của dự án mong muốn đạt được sau này. Liệt kê các danh sách các công việc và xác định thời gian sớm nhất bắt đầu dự án và thời gian ước tính để thực hiện được công việc. Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc Khi đã xác định được các đầu mục công việc và thời gian thực hiện bạn tiến hành xác định xem những công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện được công việc kia. Những hoạt động phụ thuộc này được gọi là những công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”. Trong biểu đồ có những công việc có thể thực hiện “song song” và chúng có thể được thực hiện cùng môt lúc với những công việc khác. Việc này càng nhiều các công việc song song thì tiến độ của dự án của bạn sẽ ngày càng được rút ngắn. Bạn cần xác định chính xác những nhiệm vụ song song và tuần tự trong dự án. Với những trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác. Bạn hãy lưu ý đến mối quan hệ giữa chúng. ó giúp bạn có nắm bắt sâu sắc hơn về cách tổ chức dự án và giúp ích khi bắt đầu mô tả lịch trình hoạt động trên biểu đồ. Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự: Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước đó (và liên quan) kết thúc. Chúng bắt đầu sau. Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau. Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng kết thúc sau. Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), rất hiếm. Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt Sau bước 2 bạn đã có được hầu hết các dữ liệu cần thiết. Đã đến lúc bạn có thể biểu diễn chúng thành sơ đồ. Bạn có thể vẽ bằng tay hoặc các phần mềm vẽ sơ đồ Gantt chuyên nghiệp như Gantto, Base Wework vv Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án Khi thực hiện xong biểu đồ Gantt bạn tiến hành đánh giá giám sát thường xuyên. Khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ Gant có nghĩa là chúng đang tiến triển. Một điểm lưu ý chính là thời gian triển khai dự án sẽ xảy ra rất nhiều sự thay đổi. Chính vì thế bạn cần điều chỉnh tiến độ ra sao để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Điều này còn giúp bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình và nhà tài trợ.
